Politica de confidențialitate si GDPR

I.          Prezentare de ansamblu

Noi, SCANDO TRADING  SRL, societate cu răspundere limitată cu sediul in București, Str . Iovita  nr. 23-27, sector 5 – in cele ce urmeaza “Scando” / “noi”/ “Compania”), ne angajăm să asigurăm protecția datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm.

Conform legii, asigurăm prin prezenta Politică privind prelucrarea datelor cu caracter (“Politica”) exercitarea dreptului fiecărei persoane vizate (“Persoana vizată”/“dvs.”/“ale dvs.”) de a fi informată în mod complet și clar asupra datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm (colectăm, utilizăm, păstrăm), asupra scopurilor acestei prelucrări și asupra detaliilor relevante privind această prelucrare, atunci când persoana vizată accesează/vizitează website-ul nostru www.scando.ro (“Website-ul”) sau când ne furnizează datele în calitate de persoană de contact / reprezentant al clientului nostru persoane juridică sau într-un proces de recrutare (după caz).

Pentru furnizarea unora dintre serviciile disponibile pe Website este necesară prelucrarea de date cu caracter personal, conform Politicii. De asemenea, atunci când prelucrăm datele reprezentanților/persoanelor de contact ale clienților noștri persoane juridice. În cazul proceselor de recrutare personal, prelucrăm datele candidaților (persoanele care ne furnizează date în vederea procesului de recrutare) strict pentru realizarea scopurilor prevăzute în Politică.

Atunci când Compania este cea care decide datele cu caracter personal pe care le prelucrează, precum și scopurile și mijloacele prelucrării, Compania acționează drept operator de date cu caracter personal. Această Politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate din UE/SEE cu privire la Website/prin intermediul Website-ului/ale reprezentanților clienților/ale candidaților, în privința cărora Scando acționează drept operator de date cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 679/2016 (“GDPR”).

Datele cu caracter personal / Datele personale - înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Informațiile de pe Website nu sunt destinate persoanelor sub 18 ani. Pentru a accesa orice materiale și pentru a ne contacta trebuie să aveți 18 ani împliniți. 

II.         Prevederi specifice

2.1       Secțiunea Contact de pe Website: 

Scopul prelucrării. Atunci când ne contactați prin formularul de contact de pe Website, sau ne telefonați la numărul de contact furnizat pe Website, sau transmiteți un e-mail la adresa de contact Scando, colectăm datele dvs. pentru a vă răspunde la mesajul pe care ni-l transmiteți, precum o solicitare de informații, solicitare de ofertă, furnizarea unui feedback, etc. uneori vom avea nevoie să vă contactăm telefonic la numărul de telefon pe care ni-l furnizați (ex. pentru a obține mai multe detalii).

Când ne contactați folosind acest formular / la numărul de contact / la adresa de email, dvs. sunteți în control cu privire la datele pe care ni le furnizați (ex. prin conținutul mesajului). Cu toate acestea, dacă Persoanele vizate ne trimit, din orice motiv, dar voluntar, date personale suplimentare, vom considera irelevante astfel de date sau excesive în raport cu comunicarea dintre noi (e.g. date privind rasa sau originea etnică; credințe religioase sau filozofice; opinii politice; etc.), nu avem nicio intenție să prelucrăm astfel de date și vom asigura cu celeritate ștergerea lor. Astfel, vom prelucra doar datele dvs. personale de care avem nevoie pentru a analiza mesajul dvs. și a vă

Temeiul legal al prelucrării: Prelucrarea datelor aferent secțiunii Contact de pe Website este necesară pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (art. 6(1)(b) din Regulamentul UE 2016/679), sau interesul nostru legitim de a purta comunicări cu privire la produsele / serviciile / afacerea noastră, de a proteja reputația noastră (art. 6(1)(f) din Regulamentul UE 2016/679), după caz.

În cazul în care, ulterior corespondenței, Scando intră într-o relație contractuală cu firma în numele căreia ne-ați contactat, vom prelucra datele dvs. conform prevederilor de mai jos aplicabile calității de reprezentant al clientului persoană juridică.

Categorii de date prelucrate:

  • Numele dvs. (așa cum va apărea în mesajul pe care ni-l trimiteți);
  • Adresa dvs. de e-mail;
  • Numărul dvs. de telefon;
  • Conținutul mesajului pe care ni-l transmiteți (în măsura în care acesta constituie date personale).

Dat fiind ca produsele/serviciile Scando sunt destinate exclusiv persoanelor juridice, vom prelucra aceste date în corelare cu calitatea dvs. de reprezentant/persoană de contact pentru firma pe care o indicați în formularul de contact/e-mail/telefonic.

2.2       Secțiunea Newsletter de pe Website

Prin furnizarea adresei de email în secțiunea Newsletter (Abonați-vă) de pe Website, ne dați acordul să utilizăm datele dvs. pentru a vă transmite Newsletter-ul nostru la adresa de e-mail pe care ne-o furnizați.

Scopul Scando pentru colectarea și prelucrarea datelor dvs. este să vă trimitem Newsletter-ul nostru, respectiv informări periodice prin e-mail conținând noutăți privind produsele/serviciile noastre, evenimente/informații de profil, etc..

Temeiul legal pe care ne bazăm atunci când prelucrăm datele dvs. personale pentru a transmite aceste newsletter este consimțământul dvs. (art. 6(1)(a) din Regulamentul UE 2016/679) pentru a prelucra datele dvs. pe care ni le furnizați în scop de marketing direct.

Vă puteți retrage oricând consimțământul sau vă puteți opune oricând la prelucrarea datelor dvs. în acest scop. Într-un astfel de caz, vom face actualizările necesare pentru a reflecta de îndată această dorință a dvs., pe care vă rugăm să o indicați printr-un e-mail la office@scandotrading.ro sau prin apăsarea butonului de Unsubscribe/Dezabonare din oricare dintre Newsletter-ele pe care le veți primi din partea Scando.

Categorii de date personale prelucrate:

  • Numele dvs. (nume și prenume) – dacă este inclus în adresa de email;
  • Adresa de e-mail pe care ne-o furnizați.

Cât timp păstrăm datele dvs. personale

Datele necesare pentru a vă trimite Newsletter-ul le păstrăm până când vă retrageți consimțământul pe care ni l-ați dat în acest sens, conform prezentei Politici (după retragerea acestui acord, vom șterge datele dvs din baza no astră de date pentru Newslettere) și nu le vom mai trimite către dvs.

2.3       Protecția datelor reprezentanților / persoanelor de contact ale persoanelor juridice

Informațiile reflectate în această sub-secțiune sunt relevante atunci când intrați în contact cu noi/colaboram, cand manifestati interes pentru produsele/serviciile Scando, când efectuăm demersuri în vederea negocierii, încheierii și executării unui contract cu clientul pe care îl reprezentați.

Datele dvs. pe care le prelucrăm pot diferi în funcție de interacțiunile și categoriile de servicii contractate de entitatea pe care o reprezentați.

În lipsa prelucrării datelor dvs., nu vom putea gestiona relația contractuală cu entitatea pe care o reprezentați și nu vom putea îndeplini obligațiile legale aferente.

Categorii de date personale prelucrate

Date cu caracter personal relevante: datele personale/ de identificare (nume, prenume, functie,  adresă de e-mail, număr de telefon), datele de autentificare/ legitimare (numele companiei, date cuprinse în extrase de la registrul comerțului), semnături olografe.

Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în scopul derulării activităților specifice de negociere, încheiere și executare a contractului încheiat cu clientul pe care îl reprezentați, precum și pentru comunicarea cu dvs. în legătură cu orice aspect care rezultă din contractul astfel încheiat.

Temeiul de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal pentru acest scop este interesul nostru legitim (în vederea îndeplinirii intereselor legitime - Art. 6 Alin. 1 lit. f GDPR), care constă în furnizarea serviciilor specifice domeniului nostru de activitate și gestionarea relației cu clientul pe care îl reprezentați.

În funcție de serviciile contractate de clientul pe care îl reprezentați, prelucrăm datele dvs. cu caracter personal și pentru scopul îndeplinirii obligațiilor legale care ne revin, de exemplu, obligații în materie fiscală, arhivare, caz în care temeiul legal al prelucrării este Art. 6 Alin. 1 lit. c) GDPR - în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale operatorului de date.

In temeiul interesului nostru legitim (Art. 6 Alin.1 lit. F GDPR), care consta in promovarea serviciilor/produselor noastre catre entitatile care manifesta interes pentru activitatea/serviciile/produsele Scando sau cu care am colaborat in proiecte vizand produse/servicii similare, putem utiliza adresa de email a reprezentantului/ persoanei de contact din partea companiei pe care o reprezentati pentru trimiterea de comunicari comerciale privind serviciile/produsele Scando, doar atat timp cat nu va opuneri acestei prelucrari. Astfel, aveti oricand posibilitatea sa va opuneti utilizarii adresei de email pentru primirea de comunicari comerciale din partea Scando, prin trimiterea unui email cu titlul DEZABONARE catre adresa office@scandotrading.ro (ulterior procesarii opozitiei dvs., Scando nu va mai folosi aceasta adresa de email pentru trimiterea de mesaje comerciale privind produsele/serviciile Scando)

2.4       Proceduri de recrutare personal

Categoriile de date cu caracter personal prelucrate de noi pot fi datele/informațiile furnizate de persoana vizată prin Curriculum Vitae (în general format Europass). Scando nu va solicita transmiterea electronica a copilor dupa diplome, certificate sau atestate si nu va lua in considerare datele aferente unor asemenea documente.

Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal pot fi după caz, următoarele: departamentul resurse umane al Operatorului.

Scopul prelucrării: Vom prelucra datele tale cu caracter personal strict pentru scopul recrutării și selecției candidatului cel mai potrivit postului pentru care facem recrutarea în vederea angajării, de ex. pentru:

  • contactarea ta (în calitate de candidat), pe durata etapelor de recrutare și selecție,
  • efectuarea diverselor procese și parcurgerea etapelor necesare în procesul de recrutare și selecție cu scopul luării unei decizii finale cu privire la angajare (ex. interviuri, discuții, negocieri);
  • efectuarea de teste pentru evaluarea capacităților, experienței și abilităților tale, prin raportare la cerințele pe care le-am impus pentru postul pentru care facem recrutarea.

Temeiul prelucrarii: consimțamântul tău – art. 6 alin 1 lit. a) din GDPR.

Datele cu caracter personal vor fi păstrate până la realizarea scopului, respectiv finalizarea recrutarii; De regulă, vom prelucra și păstra datele pe care ni le oferi în procesul de recrutare și selecție până la expirarea unui termen de 6 (șase) luni de la încheierea procesului de recrutare în care ești implicat (dacă nu ești angajat în compania noastră). În cazul în care se justifică un interes legitim, vom păstra datele pentru un asemenea interes legitim (ex. păstrarea datelor cu privire la rezultatul evaluării unui candidat care nu a finalizat procesul de recrutare, fără a ne indica motivul renunțării la procesul de recrutare în care se afla și pe care vrem să avem grijă să nu-l  deranjăm cu mesaje ulterioare privind recrutările noastre, fără a exclude posibilitatea respectivului candidat de a aplica la noi într-o nouă procedură de recrutare și să solicite, în procesul acestei noi selecții, o discuție în cadrul unui interviu cu persoanele responsabile cu recrutarea), dar nu mai mult de 1 (un) an de la data finalizării recrutării.

III.        Prevederi general aplicabile

3.1       Cât timp păstrăm datele dvs. personale

Datele dvs. cu caracter personal sunt păstrate atâta timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor indicate mai sus.

De ex., datele furnizate prin contactare Companiei (ex. prin formularul de pe Website) le păstrăm până la clarificarea tuturor aspectelor aferente mesajului pe care ni-l transmiteți. În cazul în care, ulterior corespondenței, Scando intră într-o relație contractuală cu firma în numele căreia ne-ați contactat, prelucrarea datelor dvs. de către Scando se va realiza pe durata executării relației contractuale, plus 3 ani (termenul legal pentru exercitarea drepturilor în instanță).

Fără a ne limita, regula în general aplicată vizează perioadele minime de stocare prevăzute de legislația în vigoare în cazul anumitor categorii de documente sau cele privind prescripția extinctivă. În acest sens sunt relevante în special prevederile Codului fiscal care prevăd un termen de păstrare de 10 ani pentru facturile fiscale emise, respectiv 5 ani pentru documentele contabile.

Datele cu caracter personal vor putea fi păstrate pentru a conserva exercitarea unui drept pe cale judecătorească sau de a asigura dovezile necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

3.2       Cu cine partajăm / cui transmitem datele dvs. personale 

În cadrul Operatorului vor avea acces la datele dvs. acele departamente care au nevoie de ele pentru îndeplinirea scopului prelucrării; în cazul exercitării drepturilor persoanei vizate, destinatarul datelor este chiar persoana vizată.

Dacă este necesar pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare prezentate în Politică, datele dvs. sunt transmise și contractanților sau prestatorilor noștri de servicii (de ex., furnizori de servicii IT care oferă mentenanță sistemelor informatice utilizate de noi ca mediu de stocare a datelor dvs., societăți specializate în recuperarea creanțelor, avocați, traducători, unități bancare, instante de judecata, experți tehnici judiciari și executori judecătorești, operatori și furnizori de servicii de contabilitate, societăți care acționează în calitate de operatori în raport cu Scando, audit și IT, alti consultanti, asiguratorii și/sau reasiguratorii, mandatari ai acestora, operatori servicii poștale și curierat) sau altor persoane care justifică un interes conform legii pentru primirea respectivelor informații (de ex. investigarea fraudelor; prevenirea spălării banilor; depunerea declarațiilor, situațiilor financiare la autoritățile fiscale, instanțele judiciare/autorități, atunci când ne apărăm/exercităm drepturile în justiție, sau în fața altor autorități publice).

Dacă vom decide în viitor să înstrăinăm acțiunile sau afacerea Companiei, vom putea oferi acces sau transmite auditorilor și consultanților potențiali(lor) cumpărători la datele necesare pentru efectuarea auditului necesar achiziției acțiunilor/ afacerii. Pentru acest scop, ne vom asigura că orice potențial cumpărător va urmări și implementa masurile de securitate necesare pentru protecția datelor dvs.

Putem transmite datele dvs. companiilor din Grupul din care face parte Compania, situate în România sau UE/SEE, care le prelucrează pentru derularea unor operațiuni care vizează organizarea Grupului și strategia de afaceri a Grupului nostru.

3.3       Unde au loc operațiunile de prelucrare a datelor dvs. personale

Ca regulă, datele dvs. personale nu sunt transferate/stocate într-o țară situată în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European. În cazul în care vom transfera datele dvs. cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE), un astfel de transfer va avea loc numai în măsura în care Comisia Europeană a recunoscut cu privire la statul terț respectiv un nivel adecvat de protecție a datelor, dacă am convenit cu destinatarul datelor asupra unui nivel de protecție adecvat (de ex. prin intermediul clauzelor standard europene), sau dacă ne-ați acordat consimțământul dvs. în acest sens.

3.4       Drepturile persoanei vizate (persoană fizică) cu privire la datele personale prelucrate

În calitate de persoană vizată, puteți exercita, conform legii, următoarele drepturi cu privire la datele personale pe care le prelucrăm:

Dreptul de acces la datele cu caracter personal – vă permite sa obțineți din partea noastră o confirmare a faptului că prelucrăm sau nu date personale care vă privesc și ce astfel de date sunt prelucrate. În cazul în care datele cu caracter personal care vă privesc, nu sunt colectate de la dumneavoastră, orice informații disponibile privind sursa acestora, în cazurile în care nu avem o interdicție legală privind divulgarea sursei.

Dreptul la rectificare – Presupune dreptul de a ne solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete care vă privesc sau completarea acestora, atunci când acestea sunt incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor sau „dreptul de a fi uitat” – Presupune dreptul de a ne solicita ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum (i) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, (iii) prelucrarea datelor a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră, iar acesta a fost retras.

Dreptul de a vă retrage consimțământul – Consimțământul poate fi retras în orice moment, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc a fost efectuată pe baza consimțământului dumneavoastră.

Dreptul la restricționarea prelucrării – Presupune dreptul de a ne solicita și de a obține restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, în anumite circumstanțe, precum (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor, pe perioada ce ne-ar permite verificarea exactității acelor date, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, iar dumneavoastră va opuneți ștergerii acestora, solicitând restricționarea utilizării lor.

Dreptul la portabilitatea datelor – Presupune dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, cu dreptul de a le transmite unui alt operator, în cazul în care (i) prelucrarea datelor s-a efectuat, în baza consimțământului dumneavoastră sau a contractului încheiat cu noi, iar prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat prin mijloace automate. Acest drept poate fi exercitat, numai în măsura în care prelucrarea datelor furnizate a fost efectuată exclusiv prin mijloace automate și doar acolo unde extragerea acestor date este fezabilă din punct de vedere al capacităților tehnice folosite de societate.

Dreptul la opoziție – Presupune că, în orice moment, aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor cu caracter personal în anumite circumstanțe, precum (i) prelucrarea a fost efectuată în interesul nostru legitim sau (ii) prelucrarea are drept scop marketingul direct, inclusiv crearea de profiluri pe baza respectivelor dispoziții.

Dreptul de nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care vă afectează semnificativ presupune că aveți dreptul de a solicita intervenție umană din partea Operatorului, de a vă exprima punctul de vedere și de a contesta decizia.

Dreptul de a depune o plângere la noi și/sau la autoritatea competenta privind protecția datelor. Contactarea ANSPDCP se poate realiza conform informațiilor public disponibile la www.dataprotection.ro.

Dreptul de a va adresa justiției, conform legii.

Exercitarea drepturilor anterior enunțate se poate face:

– în mod direct, prin prezentarea unei cereri la registratura societatii SCANDO Trading SRL din București, Str. Ioviță nr. 23-27, ap.2, sector 5; sau

– electronic, prin transmiterea unei cereri la urmatoarele adrese de email: office@scandotrading.ro.

3.5       Securitatea prelucrării

Securitatea prelucrării este foarte importantă pentru noi. Implementăm măsuri și instruire adecvate cu privire la protecția datelor cu caracter personal, confidențialitatea și securitatea datelor, și evaluăm periodic dacă măsurile pe care le utilizăm în acest sens, prin raportare la categoriile de date prelucrate și riscurile aferente prelucrării acestora, sunt adecvate, pentru a ne asigura că datele pe care le deținem sunt păstrate în siguranță.

3.6       Persoană de contact – prelucrarea datelor personale

Persoana de contact în cazul unor întrebări cu privire la prezenta politică sau exercitării drepturilor dumneavoastră în legătură cu protecţia datelor Cererile pot fi depuse in scris,  la registratura societatii SCANDO Trading SRL din București, Str. Ioviță nr. 23-27, ap.2, sector 5 sau pot fi trimise prin email la  office@scandotrading.ro.

EVENIMENTE

VIEW ALL -

Newsletter

TOP